Comment organiser un événement en ligne avec succès ?

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La nouvelle tendance dans l’événementiel est aux événements en ligne. En plus d’être pratiques, ceux-ci sont plus accessibles et permettent de gagner du temps. Cependant, pour les organiser, le recours à une stratégie bien déterminée est nécessaire. Découvrons alors ici toutes les étapes à suivre pour réussir un événement en ligne.

Définir les objectifs de votre événement en ligne

Pour réussir l’organisation d’un événement en ligne, vous devez commencer par définir les objectifs qui y sont liés. Cette première étape est d’autant plus importante qu’elle facilitera l’orientation des décisions à prendre. Toutefois, il faudrait que vous vous dotiez de bons outils pour vous aider à en évaluer les résultats. Ce qui constitue un moyen idéal pour améliorer vos orientations événementielles futures.

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Parmi les objectifs à se fixer, on a par exemple la quête d’un nouveau marché ou la présentation de votre dernier produit. Il peut aussi s’agir de réorientation de votre image de marque ou de la conviction de potentiels investisseurs ou partenaires. Dès que ces objectifs sont bien définis, ils aideront à mettre en place votre stratégie de planification. Ainsi, vous allez pouvoir identifier les membres de votre équipe qui seront en charge de l’organisation. Au cas où il y en aurait pas, la charge vous revient tout simplement.

Déterminer le format de votre événement en ligne

Votre événement digital sera défini par son format. En effet, il existe plusieurs formats que peut prendre un événement en ligne. Entre autres, on peut citer :

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  • Les ateliers ou les formations en ligne: ce sont des sessions au cours desquelles les participants suivent une certification, un cours, gagnent une certaine compétence. Dans ce cas, vous devez avoir une interaction directe avec ces derniers pour apporter des réponses à leurs interrogations ;
  • Les webinaires: animés par un invité, ils portent sur une thématique spécifique. Ce format est très recommandé si vous souhaitez atteindre un public plus large ;
  • Les Summit: ils rassemblent plusieurs intervenants avec lesquels vous pourrez avoir une discussion bidirectionnelle en temps réel ;
  • Les salons virtuels: ils sont très adaptés pour lancer un produit en ligne. Ils vous permettent de regrouper différents partenaires d’une même industrie afin d’obtenir des avis en direct.

En dehors de ces formats, on peut également avoir les rencontres virtuelles, les ask me anything ou encore les fireside chat. À vous de voir celui qui pourrait le mieux convenir à votre événement et vous aidera dans l’atteinte de vos objectifs.

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Louer un espace pour le tournage de votre événement en ligne

Tout comme un événement en présentiel, l’organisation d’un événement en ligne nécessite un espace physique. Pour ce faire, il est préférable de choisir l’environnement d’un studio classique avec de bonnes installations de prise de son et d’éclairage. Cependant, il se peut que l’événement soit réalisé selon un format hybride. Le cas échéant, le lieu doit pouvoir accueillir un public restreint et une équipe pour une production audiovisuelle.

Dans le choix du lieu de tournage de votre événement, excluez la salle de conférence de votre entreprise. Celle-ci n’est généralement pas adaptée pour ce type d’organisation. Aussi, le pare-feu de protection de l’infrastructure informatique de l’entreprise risque de causer de sérieux problèmes de streaming. Pour ce faire, optez pour un espace convenable pour limiter les risques de cafouillages techniques.

Choisir une bonne plateforme pour la diffusion en ligne

On distingue plusieurs plateformes spécialisées dans la diffusion d’événement en ligne. Parmi ces dernières, il y en a qui bénéficient d’une bonne réputation telles que Airmett et Hopin. Par contre, d’autres continuent leur quête d’audience. Mais, dans l’un ou l’autre des cas, ces plateformes vous offrent de nombreuses fonctionnalités de diffusion. Entre autres, on a : le live chat, la mise en réseau, la diffusion en direct et la billetterie.

Pour faire un choix judicieux, vous devez tenir compte de vos exigences. Si celles-ci sont modestes, avec par exemple moins de cent participants, vous arriverez à vite trouver la plateforme idéale. Cependant, le problème se posera lorsque vous souhaitez accueillir un grand public. Quoi qu’il en soit, jugez la performance de chaque plateforme à partir de plusieurs navigateurs. Ne manquez pas de tenir compte de la réactivité du support technique des participants pour faciliter le choix.

Après ces étapes, vous n’aurez qu’à préparer le contenu de votre événement, ainsi que les intervenants. Ensuite, promouvez l’événement en utilisant un argument convaincant pour susciter l’adhésion de vos potentiels participants. Enfin, apportez un soutien personnalisé à chacun d’eux durant le déroulement de l’événement.

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