Comment écrire une lettre à un consulat

Communication interculturelle Japon — Comment écrire une lettre ou un e-mail au japonais ? Le son rend la musique — et le style de l’email

Écrire une lettre en japonais ou écrire un e-mail en japonais est souvent un art haut de gamme pour les Allemands qui exige une certaine compréhension. Il ne s’agit pas de la langue. L’objectif est de composer la lettre ou l’e-mail de manière à ce que le message arrive conformément à l’intention de l’auteur allemand. Ici, la façon allemande de s’exprimer diffère parfois beaucoup de la façon japonaise. Il ne s’agit pas seulement de salutations japonaises ou d’une salutation japonaise correcte. Bien sûr, ces choses sont également importantes. La façon dont les faits sont présentés et « emballés » est plutôt importante. Ici, l’approche allemande diffère considérablement de l’approche japonaise. Ce n’est pas pour rien que le sujet de la communication interculturelle prend une une grande partie de la formation interculturelle au Japon.

Suggestions — pas de substitut à un guide complet ou à une formation interculturelle au Japon

Les conseils et astuces mentionnés ici visent à clarifier les différences lors de la rédaction d’e-mails au Japon et en Allemagne. De plus amples informations peuvent bien sûr être trouvées sur Internet. Il est fortement conseillé aux personnes qui souhaitent faire face aux règles parfois complexes entre le Japon et l’Allemagne d’obtenir des informations plus détaillées dans le cadre d’une formation interculturelle au Japon. Ici, une attention particulière est portée au cours de la communication interculturelle entre le Japon et l’Allemagne. La connaissance de la littérature est certes précieuse, mais il s’agit en fin de compte de son application. Vous pouvez également lire des centaines de livres sur la façon de conduire une voiture — lorsque vous conduisez pour la première fois, vous transpirez.

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Qu’ est-ce que les Allemands

appréciez Les Allemands attachent de l’importance au moins de mots possible. Le plus directement communiqué, mieux c’est. Les expressions fleuries sont classées comme fastidieuses inutilement. Vous devriez arriver au point si possible. Si des points négatifs sont abordés, tels que les retards ou les problèmes, ils sont nommés de manière à éviter tout malentendu. Attention, c’est à propos de la question.

Que préfèrent les Japonais

Japonais « cocher » un peu différemment. La priorité absolue est l’harmonie (jap. : Wa) qui doit être maintenue entre les partenaires commerciaux. Qu’est-ce qui pourrait perturber cette harmonie ? Tout d’abord, les expressions négatives. Au lieu de cela, les Japonais préfèrent des termes positifs ou affirmatifs. De même, il est pratique de démontrer les avantages dont bénéficie le partenaire commercial japonais lorsqu’il répond à vos demandes ou préoccupations. De plus, le subjonctif joue un rôle majeur, car il aide à emballer le message de manière à ce que le n’est pas poussé juste en face de la tête.

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La communication en anglais — un autre obstacle

Un autre handicap des deux côtés peut être que dans la communication interculturelle avec le Japon, la langue anglaise est habituellement utilisée. Est-ce qu’ils sont professionnels en anglais — tout le mieux. Cependant, il est souvent le cas que votre partenaire commercial japonais ne parle anglais que dans une mesure limitée. Mais soyez prudent ! Cela ne signifie pas automatiquement qu’il écrit aussi mal anglais. L’auteur l’a expérimenté lui-même lorsqu’il a dû suivre un cours d’anglais dans une université américaine. La classe était au plus haut niveau offert, et on aurait dû s’attendre à ce que les 12 participants, dont 2 japonais, puissent s’exprimer couramment. Étonnamment, ce n’était pas le cas. Un Japonais a eu d’énormes difficultés à suivre le parcours et à se joindre. Et s’il avait à dire quelque chose, ou plutôt à dire quelque chose, il le fait avec l’intonation typique japonaise. Tout le monde se demandait comment cet homme avait réussi à atteindre le niveau de prix le plus élevé. La réponse : Le test pour la classification des étudiants a eu lieu exclusivement par écrit en raison du nombre. Et l’expression écrite japonaise était très bonne !

Adresses japonaises — ou préférez-vous parler en allemand ou en anglais ?

Bien sûr, une attention devrait être accordée à une salutation correcte, ce qui nécessite de la courtoisie. Ici, cependant, comme en Allemagne, cela dépend de la relation que vous entretenez avec le destinataire. Vous connaissez depuis longtemps, est-ce un changement officiel de lettres ou d’e-mail, la relation est-elle bonne ou voulez-vous l’améliorer ? Cela peut être compliqué, car la salutation correcte dépend de nombreux facteurs. Ce qui est commun à tout le monde est qu’une syllabe est attachée au nom de famille. La syllabe —san signifie « Seigneur ». En outre, il existe un grand nombre de Cependant, les suffixes qui ont une importance secondaire dans la correspondance commerciale, à moins que vous ne voulez vraiment tout faire super bien. Mais gardez à l’esprit : aucun Japonais ne s’attend à ce que vous soyez un étranger bien versé dans l’étiquette japonaise. Par conséquent, avant de faire quelque chose de mal, et cela peut facilement arriver, il est préférable de rester authentique et d’être guidé par les pholds internationaux habituels de courtoisie.

Si vous écrivez en allemand, il suffit généralement d’utiliser le nom de famille et le titre académique, c’est-à-dire, comme en allemand Cher M./Mme Dr. Yamamoto. Le plus haut degré académique est appelé. Si vous connaissez déjà le destinataire ou que vous savez qu’il n’attache aucune importance à une salutation formelle, vous pouvez également omettre le diplôme académique.

En anglais, vous devriez procéder en conséquence, donc Madame Yamamoto.

Phrases utiles

En Allemagne souvent appelé moqué « mots de remplissage », ces suggestions peuvent aider les Japonais à comprendre ce qu’ils veulent d’une manière polie, juste au début de l’e-mail :

« Puis-je vous demander… » « Si tu étais capable de… » « Si vous aviez raison… » « S’il te plaît dites-moi… » « S’il vous plaît laissez-moi savoir… » « Puis-je vous voir à… hum… à l’heure de votre bureau ?  » « Si vous avez le temps… » « Êtes-vous d’accord… » etc.

Communication interculturelle Japon — Un exemple illustre ce que l’on entend

Si tout se passe bien, alors il n’y a certainement pas de problèmes de formulation. Écrire une lettre ou un e-mail ne devient un défi que lorsqu’il s’agit de problèmes négatifs, comme un rappel : un client au Japon ne fournit pas les spécifications convenues pour un produit. Le département responsable en Allemagne tient à le prévenir avant que le calendrier convenu ne soit gâché arrive.

En Allemagne, il serait valable d’écrire les informations suivantes :

« Si vous ne nous envoyez pas la spécification avant xx.xx.xx, nous devrons ajuster le calendrier en conséquence. »

Si la lettre ou l’e-mail (ce qui est beaucoup plus probable aujourd’hui) est envoyé au Japon, on pourrait utiliser le libellé suivant :

Si vous nous envoyez la spécification jusqu’à xx.xx.xx, nous commencerons immédiatement par xxxxxx (action planifiée), donc xxxxxx (cela devrait être l’avantage ou l’avantage, comme une livraison plus rapide ou similaire). Si vous avez besoin de plus de temps pour nous envoyer le cahier des charges, nous vous prions de nous le faire savoir. Dans ce cas, nous aimerions avoir la possibilité d’ajuster le calendrier et de discuter avec vous des prochaines étapes.

Voici une suggestion en anglais pour le numéro ci-dessus :

Si vous pouviez nous envoyer la spécification par nn.nnn, nous promettrons immédiatement avec xxxxxx (action planifiée) de sorte que xxxxx (avantages juteux de votre client). Dans le cas où cela pourrait prendre plus de temps pour la livraison des spécifications, veuillez nous le faire savoir. Nous aimerions discuter avec vous de la possibilité d’ajuster la chronologie et d’autres étapes en fonction.

Un autre exemple d’une formulation élégante

Un autre exemple pourrait être : un client japonais n’a pas encore mentionné ses attentes pour un projet. Encore une fois, l’horaire est en ligne.

Une formulation allemande directe qui ne laisserait aucun doute sur l’urgence :

S’ il vous plaît envoyez-nous vos attentes avant xx.xx.xx. Sinon, nous serons en défaut avec le projet. »

Comparé à un partenaire commercial japonais, il serait préférable de formuler comme suit :

Nous aimerions vous demander de nous envoyer vos attentes avant xx.xx.xx, de sorte que xxxxxx (ici encore l’avantage ou l’avantage pour le partenaire commercial). Si vos informations doivent être après arrive à la date susmentionnée, nous allons certainement essayer xxxxxx (ici, vous devriez écrire ce que vous pouvez faire pour montrer votre créativité et vos efforts), mais il peut y avoir des difficultés avec xxxxx (tout ce qui devrait être reporté pour clarifier poliment les conséquences pour le partenaire commercial). S’il vous plaît laissez-nous savoir s’il y a quelque chose que nous pouvons vous soutenir dans ce projet.

Ici encore une proposition anglaise pour la formulation des faits :

Nous pouvons vous demander (ou s’il vous plaît) nous envoyer votre demande par nn.nnnnn afin que cela (l’avantage juteux pour votre client — même raison que ci-dessus). Dans le cas où vos demandes arrivent après nn.nnnn. Nous essayons toujours de xxxx (tout ce que vous POUVEZ faire à quel moment — pour montrer votre effort et votre créativité), comment il pourrait être difficile de xxxxx (toute action qui devrait être poussée plus tard en raison d’un retard — pour effacer votre client pour voir quel genre d’impact il devrait avoir dans une manière polie). N’hésitez pas à nous faire savoir s’il y a quelque chose que nous pouvons vous aider dans ce projet.

Prenez votre temps

Les exemples ci-dessus montrent que vous devez prendre ou prendre du temps pour créer une formulation adéquate. Ce qui est généralement perçu comme une perte de temps en Allemagne et « parler autour de la brousse » est un bon ton dans l’entreprise japonaise. Les efforts supplémentaires sont donc un bon investissement pour maintenir une bonne et stable relation d’affaires.

Le degré

Il en va de même ici que pour la salutation. Bien sûr, une pile de courtoisie en fait partie. Vous pouvez écrire « Sincèrement » ou, plus personnellement, si vous vous connaissez, « Meilleures salutations ». L’équivalent japonais est « yoroshiku o-negai shimasu » et signifie « Je vous prie de bien vouloir ». Un haut niveau de respect serait alors shimasu itashimasu, pour les clients ou les personnes respectueuses spéciales. Le L’anglais serait une bonne conclusion « Best Cordialement ». En passant, vous ne devriez utiliser le « votre » ou « votre » allemand que si vous vous connaissez bien et attendez une réponse rapide.